Nunca un evento es igual a otro,

cada uno tiene sus propias características,

el reto está en manejar todos los detalles que te sorprenden

aun cuando todo lo tengas totalmente planeado.

-ANALU-

En el mundo moderno y corporativo los eventos son los espacios  que  ayudan a reforzar sus objetivos, así como a enfocar y lograr sus metas y fortalecer la imagen y reputación corporativa. No obstante, la organización de estas actividades  se destaca por la finalidad de entretener y divertir. Además, ninguna de las personas que acuda a estos eventos corporativos se sentirá excluida, debido a los compromisos que tienen las empresas en cuanto a la integración de todos los asistentes. Su organización supone un diseño y una planificación que responda a un objetivo a un concepto concreto.

La mayoría de los negocios organizan eventos para empresas, ya sean ellos mismos o a través de terceros. Conocer su importancia puede ser decisivo para garantizar el éxito, que la empresa obtenga clientes nuevos y asegure la continuidad de los más antiguos.

Además, la interacción cara a cara sigue siendo una las formas más importantes para el mantenimiento de las relaciones sociales, afectivas y corporativas. Los eventos son el escenario en que el ocurren las relaciones humanas, y como herramienta de marketing es el lugar en donde inician los negocios. Es por ello que el éxito de un evento depende de la buena planeación.

“Un organizador de eventos no improvisa jamás, incluso, planifica aquello que podría ser improvisado” Anónimo

Son 3 los momentos estratégicos en la planeación de un evento de cualquier tipo:

1. ANTES – Organización

Cuando iniciamos la planeación de un evento, debemos comenzar definiendo los siguientes aspectos:

• ¿Quién es el anfitrión o anfitriones? Persona que invita o preside el evento
• ¿Cuál es el objetivo del evento?
• Buscar el Concepto más adecuado para su visibilizarían y convocatoria de los invitados. Qué queremos lograr con la realización del evento.
• ¿Qué tipo de evento vamos a organizar? Encuentro, cena, almuerzo, conmemoración, reunión, aniversario, matrimonio, lanzamiento de marca, evento académico, etc…

Etapa de Preparación

• Elección de Fecha

Elijamos en lo posible una fecha con suficiente tiempo de antelación para que podamos planear todos los aspectos logísticos de nuestro evento y para que podamos actuar ante los imprevistos que en la mayoría de las ocasiones ocurren. Algunas veces debemos organizar eventos con muy poco tiempo de anticipación, lo cual no debe impedirnos llevarlo a cabo, si seguimos una buena planeación y organización, tendremos éxito seguro.

• Lugar

Se escoge de acuerdo con el tipo de evento que vayamos a realizar y a la cantidad de personas que vayamos a invitar. Tengamos en cuenta aspectos como la ubicación, accesibilidad, medios de transporte para llegar y el servicio de parqueaderos.

• Hora

Escoger la más acorde para que asistan todos los invitados.

• Presupuesto

Es el recurso económico que se utilizará para  el desarrollo del evento.

Sin duda el dinero en nuestro evento es el talante que nos permitirá realizar todo lo que soñemos para ese día. En ocasiones el dinero no es suficiente, y  depende de cómo lo asumamos, puede ser el obstáculo que nos frene para hacer realidad ese momento,  o empujarnos a buscar todas las alternativas que nos permitan lograr ese evento soñado. Tengamos en cuenta:

• Contemplar imprevistos

• Si se necesita proceso contractual previo o cómo se cubrirán los gastos.

• Es importante llevar una planeación del presupuesto en un documento exclusivo para el evento.

• Evitar limitarse a una sola alternativa de proveedores, buscar 2 o 3 cotizaciones nos permitirá saber hasta cuánto podemos invertir en cada uno de los requerimientos que se necesiten.

• Agenda

Define el paso a paso de lo que ocurrirá en cada momento del evento. Con base en la agenda establecida, recomendamos realizar un Minuto a Minuto de todo el evento, desde los días previos de montaje hasta el momento de cierre. Esto nos ayudará a llevar de forma más organizada cada uno de los momentos de nuestro evento y definirá las personas responsables de la ejecución de cada punto en la agenda.

¡No queremos que se nos escape nada!

• Concepto del Evento

• Comunicación del evento

2. DURANTE – Puesta en marcha

El día del evento ha llegado, todo está listo y confirmado. El día anterior o las horas previas del evento se organiza:

LISTA DE CHEQUEO – MINUTO A MINUTO

Protocolo del evento de acuerdo con el tipo de evento

• Lugar de recepción de invitados: en el que se ubicará al personal de logística para dar recibimiento. Dependiendo del tipo de evento, en este lugar se realiza el registro de participantes y se entregan materiales.
• Ubicación del personal de protocolo: son todas las personas que se ubican en diferentes puntos del lugar del evento para dar indicaciones y están pendientes del recibimiento de invitados especiales.
• Montaje del salón: Atril, sillas, mesas, mantelería, flores, pendones, decoración, marcación de puestos, habladores, recursos audiovisuales, luces, ambientación, etc…
• Mesa de precedencia o principal: lugar en el que se ubican las personas anfitrionas, directivos de mayor jerarquía o quienes presiden el evento.
• Himnos: Sólo para eventos formales
• Opcional: Música de ambientación

El equipo organizador debe tener conocimiento de:

• Programa y agenda: contenido del paso a paso a desarrollar durante el evento.
• Lista de invitados: identificar autoridades y precedencia, nombre y cargo de las directivas y personalidades que asisten al evento para su previa identificación y ubicación.
• Orden del día: sumario de temas a tratar durante el evento y ayuda para tener control del tiempo.
• Obsequio o suvenir: elemento para agradecer la asistencia al evento

3. DESPUÉS – Cierre y agradecimientos

Luego del éxito de nuestro evento y de haber contado con la participación de los invitados, lo siguiente es mandar cartas de agradecimiento a nuestros asistentes:

• Es importante agradecerles su asistencia y participación al evento y además tratar de comprometerlos para invitaciones futuras.
• De esta manera se estará logrando mantener una relación estratégica que permitirá asegurar la participación, recomendación o clientela necesaria, generando recordación en cada uno de los momentos vividos durante el evento.

También debemos agradecer a los proveedores y equipo de trabajo que participó en la planeación y ejecución del evento, no olvidemos que sin ellos, todo lo que soñamos realizar no hubiera sido posible.

“Recuerda: los eventos son efímeros. Lo que perdura son las emociones” –Anónimo-